חוק הקלטת שיחות: מה חשוב לדעת ב-2021?

חוק הקלטת שיחות

הקלטת שיחות איננה דבר חדש. הטכנולוגיה שמאפשרת זאת, זמינה מזה שנים רבות. בעשורים האחרונים היא אף הפכה לזמינה מאוד לכל, זולה וקלה למדי לתפעול. עסקים משתמשים בכך באופן שוטף וגם אנשים פרטיים, בין השאר כלקוחות של עסקים. אך מה אומר על כך החוק?

כלי עזר חשוב לעסקים

לעסקים שמחפשים שירותי מרכזיה או טלפוניה מקצועיים, כדאי לבחור בספק מקצועי, אשר יאפשר לבצע הקלטות בהתאם לדרישות החוק. אצל Voicenter למשל, תוכלו למצוא פתרון שמאפשר זאת, באופן מקצועי ויעיל. זאת, לצד יכולות עזר שונות שמשלימות את אפשרות הקלטה.

מה אומר החוק

ברמה הטכנית, קל ופשוט להקליט כמעט כל שיחה, בין אם זו שיחה טלפונית קווית, סלולארית, דרך המחשב או פנים אל פנים. עם זאת, לא מדובר בתחום פרוץ, שבו מותר לעשות כל מה שרוצים. לנושא הקלטת השיחות ישנה מדיוניות והוא מוסדר בחקיקה. אלה כמה נקודות מפתח לגבי מה שהחוק אומר בנושא זה:

מותר, אם אתם צד בשיחה – העיקרון הבסיסי הוא, שמותר לכם להקליט כל שיחה, שאתם מהווים חלק ממנה.

אסור, במידה ולא – אם אינכם צד בשיחה, אסור לכם להקליט אותה ללא הסכמת הצדדים הדוברים. אם תקליטו ללא רשות, זו כבר תהיה מבחינת החוק "האזנת סתר".

לא חייבים לידע – במקרה שבו אתם צד בשיחה, אין צורך שתיידעו את הצדדים האחרים לשיחה, שהשיחה מוקלטת. מותר לכם לידע אותם, אך כאמור, זו לא חובה.

אסור במקצועות ידועים – ישנה רשימה של מקצועות, אשר למי שעוסק בהם אסור להקליט את לקוחותיו. עורכי דין למשל, עשויים להיעזר מאוד ביכולת ההקלטה, מאחר שהם צריכים "לעבד" מידע רב שמגיע אליהם. עם זאת, הדבר פשוט אסור על בעלי מקצוע אלה, פי החוק. יש מקצועות נוספים בהם נקודה זו מתבטאת ובעלי המקצוע שעוסקים בכך צריכים להיות מודעים לנקודה זו.

אסורה הקלטה לצורך לא חוקי – אסור להקליט, כחלק מביצוע פשע או מביצוע של כל פעילות לא חוקית אחרת.

היבטים חשובים נוספים

מעבר לנקודות אלה, כדאי לקחת בחשבון את ההיבטים הבאים לגבי הקלטת שיחות:

הוכחה – הקלטה מספקת הוכחה לדברים שנאמרו. זו היא הוכחה, אשר בהתאם לנסיבות עשויה בהחלט להתקבל גם בבית משפט.

תיעוד – ניתן להשתמש בהקלטות, גם פשוט לשם תיעוד פנימי בעסק של אינטראקציה עם גורמים שונים. תיעוד באופן כזה, עשוי לעתים להיות מהיר ופשוט יותר מרישום השיחה.

התייעלות – הקלטות של שיחות עם לקוחות, עשויות לשמש לניתוח אופן פעילות צוות העובדים, במטרה לתת להם משוב על כך.

כמה נקודות טכניות

הידע לגבי החוק הוא חיוני ללא ספק. מעבר לכך, ישנו ההיבט הטכני של הפעלת ההקלטות. זה הוא לכאורה היבט קטן ושולי אך כאשר זקוקים להקלטה במהירות, ללא מוכנות מראש, נקודה טכנית כזו עשויה לשבש את הכול. לכן, חיוני שיעמוד לרשותכם פתרון הקלטה קל לגישה מהירה ופשוט מאוד לתפעול. כאשר יש פתרון כזה בעסק, מומלץ כמובן להדריך את העובדים מראש באופן השימוש בו ואף לתרגל זאת איתם. לא תרצו לגלות לאחר "הקלטה" כזו, שדבר מה השתבש ולא שומעים בה כלום או ששומעים רק אתכם וכדומה. כמו כן, חשוב שתוכלו לאתר במהירות  הקלטות שבוצעו ולהבין בקלות, מי הדוברים ומתי ההקלטה בוצעה.

לסיכום

חשוב לכל עסק, שתהיה לו לפחות היכולת הקלה והנוחה להקליט. הצורך לעשות זאת, מתעורר לעתים בהפתעה ואז חשוב שתהיו ערוכים לכך מראש.