פעילותם של משרדי עורכי דין כוללת משימות אדמיניסטרציה רבות ומגוונות, אשר אינן בדיוק "הליבה העסקית" שלהם. משמע – טיפול בלקוחות ובעניינים המשפטיים שבגללם הם הגיעו למשרד עריכת הדין. היבט זה של הפעילות, מטיל עומס לא קטן. הוא דורש השקעת משאבים משמעותיים בכדי לתת לו מענה טוב והדבר מתבטא בעיקר בפעילות שמכונה במונח הכללי "מזכירות”. כיצד שירותי מזכירות במיקור חוץ עשויים להשתלב בכך?
מיקור חוץ כאמצעי להתייעלות
הנהלת חשבונות היא פעילות חיונית בכל עסק. כמובן גם במשרד עורכי דין. כיצד פותר זאת משרד עורכי הדין הממוצע? לעשות את כל עבודת ניהול החשבונות לבד, יגזול יותר מדי זמן. בנוסף, זו היא התמחות מיוחדת בפני עצמה. מקצוע של ממש, שעורך הדין הממוצע בכלל לא הוכשר אליו או התנסה בו. מלבד פעילויות בסיסיות בהנהלת חשבונות כגון הוצאת קבלה, את רוב העבודה משאירים לרואה חשבון, אשר שוכרים את שירותיו. זהו "מיקור חוץ" של פעילות ניהול החשבונות. באופן דומה, שירותי משרד במיקור חוץ מאפשרים להוציא את פעילויות ניהול המשרד השוטפות לגורם מקצועי חיצוני. מדובר על פעילויות כגון טיפול בשיחות נכנסות ויוצאות, תיאום פגישות עם לקוחות או הוצאת חשבוניות.
הטיפול בטלפונים כדוגמה ממחישה
כמובן, משרד עורכי דין הוא עסק שבו יש אינטראקציה רבה עם אנשים רבים. משרד כזה בדרך כלל מקבל לקוחות חדשים כל הזמן וישנה חשיבות גדולה מאוד, לטיפול יעיל ומאוד מקצועי בטלפונים. שיחה נכנסת עשויה להיות לקוח פוטנציאלי וטיפול מקצועי בה, עשוי להיות ההבדל בין השגת לקוח חדש לאיבוד לקוח. כך גם לגבי שימור לקוחות קיימים. במקרה של עורך דין, הוא פעמים רבות לא יהיה פנוי לקבלת השיחה, מאחר שהוא בפגישה עם לקוח, בבית המשפט או בשיחה חשובה. לעצור כל אחת מפעילויות אלה בכדי לדבר בנחת, לא תמיד מעשי ופעמים רבות לא נראה מקצועי.
כמה השלכות מעשיות
שכירת שירות משרד במיקור חוץ, כמו גם שכירת שירותי מיקור חוץ בכלל, עשויה לחסוך למשרד עורכי דין במשאבים רבים. ראשית, נציין שאנו מדברים על מיקור חוץ, שבו עובדי החברה החיצונים עובדים מרחוק. כך מתפנה מקום במשרד עריכת הדין. זאת, בשונה למשל ממצב שבו שוכרים שירותי ייעוץ לפסי ייצור ואז עובד של חברת הייעוץ פועל לפחות חלק מהזמן בשטח, במפעלים של הלקוח. בנושא שעליו אנחנו מדברים, ניתן לעשות הכול מרחוק וכך זה אכן מבוצע. אז חסכתם בעמדת מזכירה וזה אומר לא רק שולחן וכיסא ומחשב, אלא בעיקר חסכון במקום. לאור מחירי הנדל"ן כיום, לרכישה או לשכירה, זהו היבט משמעותי מאוד. חסכון כספי ומנהלתי נוסף, מושג מכך שלא מעסיקים עובד פנימי בעסק, על כל העלויות והבירוקרטיה שכרוכים בכך. עוד היבט חשוב ותועלת של שירות כזה, הוא שבכך אתם מפנים לעצמכם זמן, להתמקד בעיקר. תועלת נוספת היא בהיבט הגמישות – ניתן לשכור שירותי מזכירות בכל היקף שנוח ומתאים לכם. הגמישות תבוא לידי ביטוי בעיקר במצבי שינוי. אם המשרד מתרחב מבחינת השותפים בו, עובר מיזוג עם משרד אחר, עובר פיזית למבנה אחר וכדומה. יהיה קל יותר להסתגל לכל שינוי, בכל הנוגע לשירותי המזכירות.
לסיכום
משרד עורכי דין יעשה בחוכמה, אם ישקול את השימוש בשירותים מסוג זה.
